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Gestión del Conocimiento

La gestión del conocimiento en Betrained permite vincular a los usuarios con los contenidos disponibles en la plataforma. A continuación podrá encontrar una serie de videos introductorios sobre algunos conceptos básicos en la gestión del conocimiento.

Introducción al PFI

Plan de formación individual En este video podrá encontrar los tres conceptos que componen un Plan de Formación Individual. Cada persona en Betrained cuenta con su plan de formación individual que es visualizado en la sección “Mi aprendizaje”.

Itinerarios

Planes de Formación

Ediciones

Itinerarios

¿Qué es un itinerario?

El itinerario formativo es un conjunto de cursos planificados, que son relativamente estáticos en el tiempo y están diseñados para puesto/cargo dentro de tu organización. Por este motivo, tu organización debe tener habilitado el organigrama para contar con puestos/cargos de trabajo (ver organigrama). Los itinerarios permiten crear una formación específica para un determinado puesto (ejemplo: una formación de ventas para todos los comerciales de una empresa). Una vez creado el itinerario para un puesto/cargo, su asignación a los usuarios que corresponden con este puesto NO es automática. Los usuarios tienen este itinerario potencialmente en su Plan de Formación Individual, pero es necesario cargar los cursos para el puesto de cada usuario en el Plan de Formación Individual para que los usuarios tengan acceso a los cursos del itinerario. El responsable de asignar la formación debe cargar el itinerario para cada usuario.

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¿Cómo creo un itinerario?

Para crear un itinerario haz clic en “Conocimiento/Nuevo/Nuevo itinerario” y a continuación sigue las instrucciones en pantalla.

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¿Por qué tengo que escoger un puesto/cargo?

Tienes que escoger un puesto/cargo porque los itinerarios formativos en Betrained corresponden a una formación específica para un puesto/cargo de trabajo determinado. El propio concepto de itinerario formativo está vinculado a un puesto/cargo de trabajo.

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¿Qué pasa si un itinerario no está activo?

Si un itinerario no está activado, no se podrá seleccionar en el Plan de Formación Individual de ningún usuario.

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¿Cómo puedo inscribir un curso en un itinerario?

Para añadir un curso a un itinerario, haz clic en la parte derecha del espacio donde aparece el título del itinerario y haz clic en el botón “agregar curso”. Te aparece entonces un espacio donde puedes empezar a escribir el nombre del curso que quieres agregar. Luego te aparece el listado de cursos que corresponden a tu búsqueda, elige un curso y presiona “enter”. También puedes añadir cursos a las etapas. Si quieres añadir un curso a una de las etapas que has creado en este itinerario lo que tienes que hacer es clic en el botón Agregar Curso. En la parte derecha veras la posibilidad de agregar el curso a esta etapa. Para cambiar el orden de los cursos que están en un itinerario, haz clic en el título del curso que quieres mover. Luego ponte a la derecha del título y así puedes arrastrar entre los cursos para ordenarlos.

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¿Para qué sirven las etapas?

Las etapas permiten ordenar los cursos por categorías y así poder identificarlos de forma sencilla. Para añadir una etapa a un itinerario, haz clic en la parte derecha del espacio donde aparece el titulo del itinerario. Haz clic al botón “agregar etapa”. Te aparece entonces un espacio con un “+”, escribe aquí el título que quieres dar a la etapa. Puedes añadir todas las etapas que quieras. Puedes cambiar el orden de las etapas haciendo clic en la etapa que quieres mover y presionando el botón del ratón podrás mover la etapa donde tú quieras y todos los cursos que están incluidos en ella.

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¿Cómo puedo editar un itinerario?

Puedes editar un itinerario haciendo clic en “Listado de Itinerarios”, seleccionando el itinerario que quieres editar y haciendo clic en “editar”.

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¿Cómo puedo eliminar un itinerario?

Puedes eliminar un itinerario haciendo clic en listado de itinerarios, seleccionando el itinerario que quieres eliminar y haciendo clic en eliminar. Ten en cuenta que los cursos asignados a los Planes de Formación Individual no serán borrados. Si algún usuario tiene asignado este itinerario, el sistema respetará eso y no lo borrará.

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Planes de Formación

¿Qué es un plan de Formación de Grupo?

La formación grupal permite asociar cursos a un grupo específico de personas. Las formaciones grupales se pueden crear:

  • Por componente: Los componentes forman parte del organigrama de la empresa. Si quieres más información sobre los organigramas, puedes ir a esta sección de organigrama.
  • Por componente y/o puesto/cargo : es decir o bien por el puesto/cargo que se ha determinado al dar de alta los usuarios o por la combinación de componente/puesto.
  • Por grupos: por grupos creados en Betrained en la pestaña grupos.

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¿Para qué sirve un Plan de Formación de Grupo?

La Formación de Grupo permite asociar cursos a un grupo específico de personas.

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¿Cómo creo un plan de Formación de Grupo?

Para crear una formación de Grupo tienes que hacer clic en “Conocimiento/Nueva formación de Grupo”. Aquí puedes escribir un título y asignar una descripción para tu formación de Grupo, luego haz clic en guardar. A continuación puedes asignar los componentes del organigrama y/o los grupos que quieres que vean esta formación grupal. El componente corresponde a los diferentes departamentos y sedes de tu empresa. El puesto/cargo corresponde al título general del puesto de trabajo. El grupo corresponde a un grupo ya creado en plataforma como se indica en el punto grupos. Para escoger el componente, el puesto/cargo o el grupo, empieza a escribirlos en el espacio correspondiente y verás aparecer una lista donde podrás escoger el componente, el puesto/cargo o el grupo que quieres. Funciona como un autocompletar. Una vez ingresados estos datos, puedes empezar directamente a añadir etapas y cursos a tu formación grupal.

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¿Puedo asignar varios grupos a un Plan de Formación de Grupo?

Si, puedes asignar todos los grupos que quieras. iphone 7 plus carcasa 360

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¿De dónde provienen los grupos y puestos/cargos que veo cuando creo un plan de formación de grupo?

Provienen del organigrama, si el entorno de tu organización está vinculado con el organigrama de tu organización, y de los grupos que están creados en Betrained.

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¿Qué es un Plan de Formación Individual?

El Plan de Formación Individual es como una bolsa de cursos que puede o debe realizar cada persona dentro de la organización en un determinado tiempo. Porque cada empleado tiene su trayectoria única y porque no se puede ofrecer la misma formación a todas las personas, BETRAINED ofrece la posibilidad de individualizar al máximo las formaciones. La formación individual permite añadir cursos sueltos al Plan de Formación Individual del empleado obteniendo dichos cursos de tres fuentes:

  • Itinerarios: Cargar cursos del itinerario configurado para su puesto/cargo.
  • Grupal: En caso que pertenezca a un grupo o componente dentro del organigrama de la organización heredará directamente la formación grupal.
  • Individual

Una vez asignado el curso a uno de estos tres tipos de trayecto, lo que hace falta es vincular los cursos a los usuarios. Eso se hace a partir del Plan de Formación Individual de cada empleado. Cada persona potencialmente puede contar con varios Planes de Formación Individual pero solo uno activo en un determinado momento. El contar con la posibilidad de crear varios PFI, permite la posibilidad de que tu compañía pueda medir año a año, qué tanto ha avanzado la persona en su formación, creando distintos PFI por persona y por año.

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¿Cómo hago para ver los planes de formación individual de un usuario?

Haciendo clic en Plan de Formación al lado del nombre de un usuario, accederás a sus planes de formación individual y podrás editarlo.

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¿Cuál es la diferencia entre un Plan de Formación activo y un Plan de Formación no activo?

El plan de formación activo es el plan que el usuario ve y utiliza. Un usuario puede tener varios planes de formación individuales activos al mismo tiempo, y puede tener muchos planes de formación individuales no activos.

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¿Cuál es la diferencia entre un Pan de Formación Individual abierto y un Plan de Formación Individual cerrado?

Por ejemplo, una manera de utilizar los planes de formación individual abiertos y cerrados sería crear un plan de formación nuevo cada año. Al terminar el año, se cierra el plan de formación antiguo y se abre uno nuevo.

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¿Cómo activar/desactivar/cerrar un plan de formación individual?

Puedo activar/desactivar/cerrar un plan de formación individual desde el listado de planes de formación individuales. Para ello selecciono el usuario al que quiero activar/desactivar/cerrar el plan de formación individual y hago clic en “plan de formación”. carcasa reforzada iphone 8 plus Veo entonces el listado de los planes de formación que tiene este usuario. Puedo activar/desactivar/cerrar un plan de formación haciendo clic en estos nombres en la fila del plan de formación individual que me interesa. Tener en cuenta que al activar un plan de formación se desactiva automáticamente el que está activo.

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¿Cómo puedo editar un plan de formación de un usuario?

Puedo editar un plan de formación individual desde el listado de planes de formación individuales. Allí selecciono el usuario al que quiero editar el plan de formación individual y hago clic en “plan de formación”. Veo entonces el listado de los planes de formación que tiene este usuario. Puedo editar un plan de formación específico haciendo clic en editar en la fila del plan de formación individual que me interesa.

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¿Cómo añado un itinerario al Plan de Formación Individual de un usuario?

Puedes añadir un itinerario al Plan de Formación Individual de un usuario haciendo doble clic en el espacio que está debajo de la palabra “itinerario”, en su Plan de formación individual. Puedes escoger cualquier itinerario existente. Por defecto, el sistema te muestra el itinerario que corresponde al puesto/cargo del usuario, pero el sistema permite la posibilidad de escoger cualquier otro itinerario formativo. Una vez seleccionado, el itinerario de este usuario será una copia del itinerario formativo creado en Betrained. Si en algún momento se modifica el itinerario formativo en Betrained, el usuario que tiene este itinerario en su PFI no verá los cambios, porque lo que ve es una fotografía del itinerario tal como estaba el día que se activó el itinerario en su plan de formación individual.

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Mi usuario tiene un puesto/cargo determinado, pero veo que puedo asignarle un itinerario para cualquier puesto. ¿Es normal?

Sí, porque en las organización puede pasar que una misma persona tenga varios puestos, o que el puesto que tiene registrado como suyo no sea el más adecuado por lo que hace realmente. Es para dar más flexibilidad a la asignación de itinerarios.

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Mi organización ha cambiado el itinerario para un puesto/cargo determinado (por ejemplo se han añadido cursos, y se han quitado otros). Por lo tanto, los usuarios que tenían este itinerario asignado en sus planes de formación individual antes del cambio, no ven los cambios reflejados en el front-office. Por qué?

Una vez seleccionado el itinerario de este usuario será una copia del itinerario formativo creado en Betrained. Si en algún momento se modifica el itinerario formativo en Betrained, el usuario que tiene este itinerario en su PFI no verá los cambios, porque lo que ve es una fotografía del itinerario tal como estaba el día que se activo el itinerario en su plan de formación individual. El sistema funciona de esta manera porque los itinerarios formativos para un puesto son las formaciones más estáticas en el tiempo. Si hay muchos cambios en el itinerario formativo de un puesto y quieres que el usuario vea esas modificaciones, la única posibilidad es volver a cargar este itinerario nuevo en el PFI del usuario.

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He asignado un itinerario especifico al Plan de Formación Individual de un usuario, pero quiero quitarle algunos cursos que sé que ya ha hecho en el pasado. ¿Puedo hacerlo?

Si. Al cargar un itinerario en el PFI de un usuario, ves todos los cursos que están en este itinerario formativo. Puedes deseleccionar todos los cursos que consideras que el usuario no tendrá que completar.

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Aunque no se haya asignado nada a un usuario, tiene ya cursos en la formación grupal. ¿Por qué?

Las formaciones grupales se añaden de forma automática a todos los planes de formación individual de los usuarios que están en estos grupos.

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Quiero quitar algunos cursos de una formación de Grupo que tiene un usuario asignado a su Plan de Formación Individual. ¿Puedo hacerlo?

Si. En el PFI de un usuario ves todos los cursos que están en cada formación grupal que le corresponde. Puedes deseleccionar todos los cursos que consideras que el usuario no tendrá que completar.

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Estoy en el Plan de Formación Individual de un usuario. Estoy viendo todos los cursos que tiene por el itinerario y la formación grupal que tiene asignada, pero quiero añadirle otro(s) curso(s). ¿Puedo hacerlo?

Si. si crees que este usuario necesita otros cursos que no aparecen en Itinerario y en Formación de Grupo, puedes añadir una formación individual. Haz clic en Formación individual y añade los cursos que consideras útiles para este usuario.

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Ediciones

¿Qué es una edición?

Los cursos definen QUÉ formación deben realizar las personas. BETRAINED ofrece una herramienta para determinar CUÁNDO los usuarios tienen que realizar estas formaciones: son las EDICIONES La edición de un curso especifica cuándo realizar la formación. A cada edición se le asignan los usuarios que tienen programado el curso en su Plan de Formación Individual. Un curso puede tener una o varias ediciones. Un usuario puede estar en una o varias ediciones de un curso. La única restricción es que no puede estar en dos ediciones que se solapen en el tiempo.

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¿Por qué tengo que crear una edición a un curso?

Si no se crea una edición para un curso, el usuario que tenga dicho curso asignado en su PFI no podrá acceder a él.

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¿Cómo creo una edición a un curso?

Para crear una edición nueva, tienes que hacer clic en la pestaña “Conocimiento/Nuevo/nueva edición”. El sistema te enseña entonces el listado de todos los cursos dados de alta en el entorno de tu organización. Selecciona uno y haz clic en ediciones. Aquí verás todas las ediciones creadas para este curso. Haz clic en “nueva edición” si quieres crear una nueva. Entra el título e indica la fecha/hora(*) de comienzo y de fin de la edición. Puedes mandar alertas a los usuarios que estarán asignados a esta edición y recibirán la alerta directamente en su correo de Betrained. Puedes elegir cuando se tendrá que mandar la alerta. Si la edición es de un curso presencial, puedes indicar en que lugar tendrá lugar el curso presencial y cuántos participantes tendrá. Tener en cuenta que los cursos presenciales tienen dos fechas, uno para la edición presencial y otra reservada para la online. Haz clic en guardar. (*) La hora ingresada corresponde a la zona horaria que tengas configurada en tu perfil.

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No me quiero preocupar por darle un nombre a una edición. ¿Existe alguna forma de pre-establecerlo?

Si, puedes establecer un nombre por defecto para todas las ediciones nuevas de cualquier curso. Para ello ve a “Configuración”, “Ediciones”, “Nombre sugerido”, allí puedes crear un nombre de curso sugerido que luego al crear una edición se reemplazará por el concreto. Puedes incorporar “macros” (textos que varían según el contexto), por ejemplo “{nombre_curso} – Edición {numero_edicion}”. Todos las ediciones que creas a partir de esta configuración tomará este template.

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¿Puedo crear varias ediciones para un mismo curso?

Si, puedes crear tantas ediciones como quieras para un mismo curso.

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Estoy creando una edición. ¿Qué pasa si digo “si” a “alarmas”?

Si dices que “si” a “alarmas”, el sistema abrirá un espacio dónde podrás escribir un email que se enviará de manera automática a todos los usuarios de esta edición unos días antes de que empiece. Tú mismo puedes elegir cuándo se tendrá que enviar la alerta.

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¿Para qué sirven los cupos?

Los cupos te permiten indicar, para una edición de un curso presencial, cuantos participantes pueden estar en este curso presencial.

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¿Para qué sirve “textos para búsqueda”?

Puede que se vayan creando muchas ediciones para un mismo curso. Si añades texto a “textos para búsqueda” facilitarás en el futuro la búsqueda de ediciones para un mismo curso. Se configuran los textos para la búsqueda desde Configuración.

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Estoy creando una edición de un curso pero quiero personalizar el contenido de este curso solo para esta edición (quitar algunos objetos y añadir otros). ¿Puedo hacerlo?

Si. Una vez creada la edición, el sistema copia el contenido del curso así como las reglas del mismo para la edición. Una vez creada la edición ésta funciona de forma independiente del curso y por ejemplo puedes ir a al listado de los objetos formativos para esta edición. Puedes quitar objetos y añadir otros.

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Quiero subir objetos formativos pero publicarlos de manera gradual. ¿Puedo hacerlo?

Si, al subir un objeto formativo, tienes la opción de “publicar”. carcasa iphone 8 plus vans Si no marcas esta opción, el objeto formativo quedará en la edición, pero oculto a los alumnos. carcasa protector iphone 6s Luego puedes pasarlo a publicado en el momento que lo desees.

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¿Puedo ver los objetos formativos antes que los alumnos lo tengan disponibles en la edición?

Si, puedes previsualizar el contenido de los objetos formativos que integran la edición. carcasa completa 360 iphone Haz clic en el botón de “Previsualizar”, y el contenido del objeto se te desplegará en una ventana modal.

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Quiero destacar algunos objetos formativos en esta edición. ¿Puedo hacerlo?

Si, puedes destacar algunos objetos formativos. Cuando estás editando el contenido de objetos formativos de una edición puedes seleccionar los objetos formativos que quieres destacar y hacer clic en Destacar. Para mas información sobre destacados, ver Destacados en Betrained.

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¿Por qué puedo añadir una regla a esta edición? ¿La regla no se añade a un curso?

Todo lo configurado para el curso es un template o plantilla a la hora de crear la edición. Una vez creada la edición ésta funciona independientemente del curso. Podrás crear reglas, asignar destacados, entre otras cosas.

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¿Es obligatorio añadir una regla a una edición? ¿Qué sucede si no añado regla a la edición?

No es obligatorio. La regla por defecto sería la regla del curso. Ten en cuenta que el curso entonces no se podrá completar ni aprobar al no tener reglas asociadas.

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¿Cómo puedo asignar usuarios a una edición?

Para asignar usuarios a una edición tienes que hacer clic en “Conocimiento/Listado de cursos”. Así llegas a ver el listado de todos los cursos de tu entorno. Haz clic en ediciones al lado del curso que te interesa. Así ves todas las ediciones que tiene este curso. Selecciona la edición que te interesa y haz clic en “editar”. El sistema te da la posibilidad de editar el contenido de la edición (objetos formativos, regla, tutor), o de asignar usuarios. Escoge esta opción. Allí verás todos los usuarios asignados a esta edición. Si quieres asignar más haz clic en Asignar nuevos usuarios. El sistema te traerá el listado de todos los usuarios que tienen este curso en su Plan de Formación Individual. Puedes buscar usuarios por nombre, apellido, e-mail, o utilizar la búsqueda avanzada para obtener usuarios de componentes de organigrama específicos, o puestos/cargos o grupos. samsung note 5 cover Selecciona los que necesites y haz clic en “Aplicar”. El sistema te mostrará aquellos que cumplan con todos los filtros indicados.

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¿Puedo asignar cualquier usuario a la edición de un curso?

Solo puedes asignar a una edición los usuarios que tienen este curso en su Plan de Formación Individual activo.

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No entiendo porque tengo que asignar usuarios a una edición de curso, si los usuarios ya tienen el curso en cuestión asignado a su Plan de Formación Individual.

Betrained te permite lanzar cursos de manera planificada y por grupos de usuarios. Si quieres lanzar un curso a todos los usuarios que lo tienen en su plan de formación individual al mismo tiempo, crea una edición sin fecha de fin y selecciona a todos los usuarios del listado.

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Quiero que los usuarios de una formación grupal queden ya inscritos en una edición de un curso. ¿Puedo hacerlo?

Sí, puedes utilizar el mecanismo de asignación automática. Para ello debes seguir estos pasos:

  1. Vé al/los curso/s que deseas realizar inscripción/ones automática/s. Para ello elige el curso del listado, y haz clic en editar. En el diálogo marca la opción “Permitir asignaciones automáticas”(*)
  2. Vé a la formación grupal. Para ello elige la formación del listado y haz click en Editar. En diálogo de “Editar información” haz clic en “Asignar automáticamente a ediciones”. Al marcar este check se te presentarán dos opciones: o bien que el sistema asigne usuarios de la formación sin edición a la primera disponible (presente o futura); o bien que el sistema asigne usuarios de la formación a todas las ediciones disponibles (también presentes o futuras).

(*) Para poder habiltar esta opción el curso debe cumplir algunos requisitos: no debe ser una edición presencial; no debe presentar cupo; y sus ediciones vigentes (no finalizadas) no deben solaparse en el tiempo en ningún momento.

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Puedo asignar un mismo usuario a varias ediciones de un mismo curso?

Sí, siempre y cuando estas ediciones no se solapen en el tiempo.

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Puedo asignar un mismo usuario a varias ediciones presenciales en los mismos días?

Sí, aunque el sistema te advertirá dichas situaciones. Cuando ingreses a asignar un usuario a una edición, Betrained te indicará, mediante un ícono de advertencia, que dicho usuario ya se encuentra inscrito en ediciones presenciales en otros cursos.

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Necesito generar un listado de mis usuarios para imprimir, ¿es posible?

Si, puedes generar un archivo PDF imprimible con el listado completo de usuarios de una edición. Para ello tienes que ingresar en la edición, luego dirgirte a la sección de Usuarios, y allí hacer clic en la opción de Exportar.